摩卡软件

Successful Case

成功案例

摩卡软件助力中国国际航空股份有限公司协同办公项目顺利实施

客户概况
  中国国际航空股份有限公司简称“国航”,英文名称为“Air China Limited”,简称“Air China”,其前身中国国际航空公司成立于1988年。根据国务院批准通过的《民航体制改革方案》,2002年10月,中国国际航空公司联合中国航空总 公司和中国西南航空公司,成立了中国航空集团公司,并以联合三方的航空运输资源为基础,组建新的中国国际航空公司。2004年9月30日,经国务院国有资 产监督管理委员会批准,作为中国航空集团控股的航空运输主业公司,国航股份在北京正式成立。2004年12月15日,中国国际航空股份有限公司在香港(股 票代码0753)和伦敦(交易代码AIRC)成功上市。
  项目背景
  面对激烈的市场竞争环境,为了提高企业的信息化水平,提高办公效率,加强企业管理能力,从而全面提升企业的核心竞争力,国航对自身的信息系统建设进 行了全面的规划。其中,协同办公系统作为规划中的一个重要组成部分需要建设进而有效的提升公司企业形象和管理水平,提高企业日常办公效率,加速信息的上传 下达,为领导的决策提供有力支持,帮助公司实现协同办公、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
  2007年,国航领导去中国移动集团参观考察,看到中国移动集团的协同办公系统功能非常全面,很多想法非常具有前瞻性。后来了解得知移动集团的办公 系统是摩卡软件承建的。国航与摩卡软件相关人员进行了多次、全面的沟通,双方在共同致力于国航的信息化建设方面达成了许多共识,2008年正式启动协同办 公系统建设。
  建设思路
  首先,信息化要基于企业管理需要及未来战略发展的需要,统一规划、分步实施;以现实急迫的需求作为切入点,以面向企业整体信息化的基础架构体系为依托,铺开推广。
  其次,考虑到信息化的扩展、变革,以及未来的应用效果,一定要选择能够灵活扩展、随需而变,且用户可以自主掌控的信息模。
这种思路可以用“基于平台、夯实基础;快速构建、灵活调整;自主掌控、随需而变”来概括,即:
  以成熟的“信息化基础架构平台”作为整体支撑,为企业整体信息化打下坚实的基础;
  各种核心业务系统基于统一的平台构建满足用户个性化管理需求的应用体系;
  使用灵活高效的系统开发模式,作为企业信息化开发及未来建设的支持与保障,真正实现业务快还开发、随需而变、用户自主掌控。
  整体协同的运营体系,使得企业的各项业务可以完整地整合与集成,用户可以在统一的业务环境中处理所有业务,获得需要的所有信息,实现各业务层次、 各岗位之间的高效协作与沟通;支持企业从基层业务执行到高层决策支持的全程信息化管理国航协同办公系统在建设过程中强调平台的功能性、易用性、稳定性、安 全性、可扩展性与集成能力。系统的功能结构从上到下可分为以下几个层次:表现层、应用层、应用支撑层和网络基础设施层,而信息安全,管理以及标准、规范体 系贯穿于各个层面,如下图1所示。
  建设流程管理平台,提升国航内部流程管控水平
通过协同办公系统中灵活的流程管理引擎,将国航已经建立起来的流程进行规范化、标准化、系统化的实现。从而使内部的流程,如公文流程、合同评审流程等,都可以通过流程管理系统进行实现,达到透明、规范的管理要求。
  建立沟通协作平台,提升企业交流沟通效率
  国航在企业内部的沟通存在着领导与领导之间、领导与员工之间、员工与员工之间的沟通层次。企业中沟通一般分为离散型沟通和结构型沟通。如即时通讯等 沟通手段,从个人到个人的点对点沟通方式,就是典型的离散型沟通方式。而信息发布、文档共享和流程就是结构化的信息沟通方式。只有能及时的与其他人保持沟 通与协调,才能提高企业内部的工作效率。由于国航的具有分散办公(多家海外分支机构)的特点,这两种信息沟通方式都极为需要,采用即时通讯、移动办公、短 信提醒、信息发布等功能,建立协作沟通平台,满足企业了内部的信息共享,从而提高企业内部的沟通效率。
  建立业务集成整合平台,提升企业信息系统整体协作能力
  在国航OA系统已不是简单的办公自动化平台,它的重点已经从传统的公文、行政、信息发布流程,发展到向员工及业务协同的方向。它与企业的其他信息系 统一起管理各种企业流程,辅助其他信息系统,如门户、财务系统、ERP等业务系统。依托OA系统建立业务集成整合平台,以业务流程作为链接纽带,实现与 ERP为首的业务系统的数据集成,将业务关键管控点与信息系统对接,形成跨系统的业务闭环。

项目价值
  建立了互联网环境下的统一办公环境
  使国航所有的办公人员都在同一个B/S架构的桌面环境下一起工作,并实现工作流转的自动化,以及流转过程的实时监控与跟踪。在知识管理方面,实现了 文档管理的自动化,对各类知识和信息有序地进行存储,并可按权限进行查询和统计等工作。该系统支持远程移动办公,使办公人员摆脱时间和地域的限制,真正意 义上实现协同办公的状态,充分考虑了系统的扩展性,打下了良好的系统基础。同时也节省了的公司的文件、指示、规章制度的贯彻时间和各分支机构加快对上级部 门工作汇报的进度。
  提升企业执行力
  在国航的协同办公系统中,不仅仅提供针对战略、人员和运营管理流程的信息化实现,还需要提供众多的手段来保障企业执行力和应变力的提升。例如,通过 业务流程执行情况的监控和催督办来提升其执行力,通过按时间段的生产任务完成情况统计并在绩效考核体系中充分体现,实现了对执行文化的褒奖。同时,在与企 业文化建设的相关部分对执行文化进行相应的引导,也将从主观能动性的发挥方面提升国航员工个体对国航的企业精神和执行文化的接受度。
  节省人力和日常办公费用
  过去公司在文件管理、文件审批等环节通过人力实现,存在一定的工作量,实施协同办公系统后,由于全局实现了网上办公,不仅大大减轻了办公人员的工作 负荷,有效地促进了工作人员的工作积极性与办公的规范化,办公人员将精力集中在有效的工作当中去,节省了人力上的成本。对全局的整体工作效率的提升起到了 积极的作用;办公自动化还为公司节省了大量纸张、复印、文件柜等办公费用。
  节省大量的办公设备重复投入,据概括统计,可节省设备投入60%,包括:复印机、传真机、打印机、碎纸机及其耗材;
  办公电子化程度的提高,大量节省了人力资源的配备,减轻了文件靠人中转、数据手工获取和统计等工作量,可节省人力30%以上;
  由于自动化程度提高,办公速度大大加快,效率提高200%-500%;
  对公司和下属各部门范围预计,文件邮寄费用和文件印刷费用从OA系统使用后每年节约率达42.4%。
  方案服务的USP
  咨询式调研法
  在需求调研过程中,摩卡软件派出了业务专家在充分了解国航实际业务过程、管理现状,管理中遇到的挑战、症结等情况下,结合摩卡最佳业务实践和未来趋势协助国航做出了一份OA建设现状分析及需求分析报告(包含需求分析、主要改进方向、信息化需求及实施建议)。
  多业务系统整合
  本项目定位不仅仅是一个传统OA它的重点已经从传统的公文、行政、信息发布流程,发展到面向员工的协同整合办公环境,本项目从人员、资源、项目等多 个维度将各个业务系统的信息进行整合与企业其他信息系统一起管理各种企业流程,辅助其他信息系统,如ERP、HR等业务系统。完成其他独立系统中流程管理 功能不涉及或不能满足的部分。从而形成跨系统的业务闭环。提高业务管理水平,规避和加强风险防范的能力。